Aydınlatma Metni
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ
Veri Sorumlusu; Av. Mevlüt ELMALI- Ay Yıldız Hukuk ve Danışmanlık Bürosu ) , ( Adres: Erenköy Mah. İğdelidere Cad. No:4/1 Melikgazi/KAYSERİ, Tel: (0352) 333 1881, Faks: (0352) 333 1938, Websitesi: www.ayyildizhukuk.org , Email: bilgi@ayyildizhukuk.org) tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u (Bundan sonra “KVKK” olarak ifade edilecektir.) ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (Bundan sonra “Tebliğ” olarak belirtilecektir.) uyarınca çalışanların ofisimiz ile ilişkilerinde kişisel verilerinin korunmasında izlenecek usul ve esaslar hakkında bilgilendirme amacıyla işbu aydınlatma metni düzenlenerek ilan edilmiştir.
KVKK Madde 10: “Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, 11'inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.”
Kanunda Yer Alan Temel Tanımlar
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişidir. İşbu metin kapsamında veri sorumlusu Av.Mevlüt ELMALI’dır.
Veri kayıt sistemi (VERBİS): Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.
Çalışanlara İlişkin Kişisel Veriler
Ofisimizce, çalışanlara ilişkin kişisel veriler işbu metinde belirtilen amaçlar ve işleme şartları doğrultusunda işlenebilmektedir. İşlemeye konu kişisel veriler şunlardır:
- Kimlik Verileri: Ad, soyad, anne-baba adı, doğum tarihi, T.C. kimlik no, cinsiyet, medeni hal, nüfus cüzdan serisıra no, uyruk bilgisi, pasaport bilgileri, görev ve unvan bilgisi, aile yakınları bilgisi.
- İletişim Verileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi, iletişim bilgileri (telefon numarası, dâhili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi, kayıtlı e-posta adresi).
- Finansal Veriler: Banka IBAN numarası, bordrolar, muhattabı bulunduğu icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri.
- Mesleki Deneyim Verileri: Eğitim durumu, meslek içi eğitim bilgileri, sertifika ve diploma bilgileri, dil bilgileri, gidilen kurslar, eğitim ve beceriler, iş tecrübesi, transkript bilgileri.
- Görsel ve İşitsel Veriler: Gerçek kişiye ait fotoğraf, kamera kayıtları.
- Özlük Verileri: Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış kayıtları, özgeçmiş bilgileri, sigorta bilgisi, adli sicil kaydı, izin çıkış ve izinden dönüş tarihi, askerlik durum bilgileri.
- Sağlık Verileri: Sağlık raporu, kan grubu, kişisel sağlık bilgileri, sağlık ve doğum izni belgeleri, engellilik durumuna ait bilgiler, kullanılan cihaz ve protez bilgileri.
- Diğer Veriler: Kurumsal bilgisayarlarda ip adresi bilgileri, kurumsal bilgisayarlarda internet sitesi giriş- çıkış kayıtları, araç plakası, konaklama ve seyahat bilgileri, el yazı ve imza, talep – şikayet bilgileri.
Av. Mevlüt ELMALI ( Ay-Yıldız Hukuk Bürosu’nun ) Kişisel Verileri İşleme Amacı
KVKK’nın 10. maddesi ve Tebliğ’in 5. maddesi kapsamında KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak çalışanların kişisel verileri şu amaçlarla işlenebilmektedir:
- Hizmet sözleşmesine bağlı olarak; hizmet yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, işveren sorumluluklarının yerine getirilmesi, iş güvenliğinin temini, işin yönetimi, denetimi ve ifası,
- İş Süreçlerinin İyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
- Hizmet şartlarımızda meydana gelebilecek değişiklikler hakkında bilgilendirme yapılması,
- Çalışanların şikayetlerinin çözülmesi ve veri erişim veya düzeltme taleplerinin işleme alınması,
- Elektronik (internet/mobil vs.) veya fiziki ortamda işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi,
- İş Kanunu ve diğer tüm mevzuatlar kapsamında sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verilebilmesi,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi,
- Adli ve idari soruşturmalar kapsamında ilgili makamın talep etmesi ve cevap verilmesinin zorunlu olması halinde yasal yükümlülüğün yerine getirilebilmesi,
- Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanlar için yan haklar ve menfaat süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Çalışan memnuniyetine yönelik eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Çalışanlara eğitim verilmesine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi,
- İş faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
- İç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
- Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Muhasebe ve finans işlerinin yürütülmesi,
- Organizasyon ve etkinlik yönetimi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Fiziksel mekân güvenliğinin temini.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel veriler, hukuki ilişki kurulması sırasında doğrudan ilgili kişiden, üçüncü kişilerden ve yasal mercilerden elde edilebilecektir. Bu kapsamda kişisel veriler; elektronik posta, başvuru formları gibi araçlar üzerinden ve yazılı veya sözlü iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamlardan toplanabilmektedir. İş ve Sosyal Güvenlik Kanunları başta olmak üzere mevzuatlar uyarınca işverenlerin iş sözleşmesi ve kanunlardan doğan yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru şekilde yerine getirilmesi için kişisel veriler toplanabilmektedir.
KVKK’nın 5. maddesinde yer alan hüküm uyarınca kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Kanun istisna olarak açık rıza aranmayacak halleri belirtmiştir. Kanunda açık hüküm bulunması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda açık rıza aranmaksızın kişisel veriler Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu tarafından işlenebilecektir.
Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu ‘nun faaliyetlerini sürdürebilmesi için KVKK’nın 5 ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verileri işleme şartları ve amaçları kapsamında ve ilgili sair mevzuat tarafından öngörülen esas ve usuller doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için yukarıda belirtilen hukuki sebeplerle işlenebilmektedir.
Kişisel Verilerin Kimlere Ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Çalışanların kişisel verileri, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen veri aktarma ve işleme şartları ile yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile mevzuatta belirlenen güvenlik ve gizlilik esasları uyarınca yeterli ve etkili önlemler alınmak kaydıyla; tedarikçilerle, hissedarlarla, yetkili satıcılarla, hizmet alınan özel hukuk kişileriyle (güvenlik, eğitim, denetim, etkinlik ve organizasyon, sağlık, iş güvenliği, hukuk vb. konularda), bağımsız denetim kuruluşlarıyla, finans kuruluşlarıyla, direkt ve dolaylı iştirakler başta olmak üzere yurt içindeki ve yurt dışındaki iş ortaklarıyla, yurtiçinde ve yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği alınan firmalarla (sunucu, hosting, program, bulut bilişim), hukuken yetkili kamu kurumları ve özel hukuk kişileriyle paylaşılabilecek ve yurt dışına aktarılabilecektir.
Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
KVKK hükümlerine uygun olarak, iş bu “Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni” nde belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz, KVKK madde 7/f.1.’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zaman aşımı süreleri dolduğunda, Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası göz önüne alınarak kişisel verileriniz tarafımızca silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.
İlgili Kişinin Hakları
İlgili kişi, kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu’nca talebe bağlı olarak kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da düzeltilmesi halinde aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Başvuru Hakkının İstisnaları
Kanun’un 28/2 hükmü uyarınca, aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, ilgili kişilerin Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan yararlanmaları mümkün olmayacaktır.
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
Başvuru Yöntemi ve Formu
İlgili kişi, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu’na başvurabilir.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesinde sayılan haklar kapsamındaki talepler, KVKK’nın 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereğince yazılı olarak başvurulabilecektir.
Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu’na iletilen başvurular, KVKK’nın 13/2 maddesi gereğince, talebin niteliğine göre, talebin Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu’na ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. Başvuruya ilişkin cevaplar, KVKK’nın 13. Maddesi gereğince ıslak imzalı şahsen veya noter vasıtasıyla yazılı olarak başvuru sahibine ulaştırılacaktır.
Talebin kabul edilmesi ya da gerekçesinin açıklanarak reddedilmesi halinde cevap, talep sahibine yazılı olarak bildirilecektir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde Av.Mevlüt ELMALI- Ay- Yıldız Hukuk Bürosu tarafından gecikmeksizin gereği yapılacaktır.
Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.
Dava açmak bir kişi veya kuruluş aleyhinde mahkeme önünde bir hak talebinde bulunmak demektir. Haksızlığa uğradığınızda, hakkınızı alamadığınızda mahkemeler araya girecek “Türk Milleti adına” yargılama yaptıktan sonra hakkınızı size teslim edecektir.
Dava mahkemeye vereceğiniz bir dilekçe ile açılır. Bu dilekçede olması gerekenler aşağıda belirtilmiştir. Dava dilekçesi ekinde posta masraflarını ve dava harcını ödediğinize dair makbuzu mahkemeye teslim ettiğinizde dava açılmıştır.
Türk Hukuku’nda tarafların avukat ile temsil edilmesi gibi bir zorunluluk düzenlenmemiştir. Aksine herkesin mahkemelerde kendisini temsil etme hakkı vardır. Dolayısıyla adli ve idari mahkemelerde davacı veya davalı sıfatı ile, ceza mahkemelerinde sanık veya katılan sıfatıyla ve icra dairelerinde alacaklı-borçlu sıfatıyla yapacağınız işlemlerde ve duruşmalarda avukat tutma zorunluluğundan söz edilemez. Ancak her alanda olduğu gibi hukuki işler de uzmanlık gerektirir. Kanun, tüzük ve yönetmelikler ile ve ayrıca Yargıtay içtihatları ve mahkeme uygulamaları karşısında hak kaybına uğramamanız için bu alanda özel eğitim görmüş bir avukattan hukuki yardım almanız gereklidir. Bu sebeple hukuki konularda gerekli bilgi ve tecrübeye sahip olmadan hareket etmek telafisi imkânsız zararlara yol açabilir. Hatta hukuki işlemlerinizi yapmadan önce bir avukata danışmanız ilerde karşılaşabileceğiniz hukuki sorunları önleyecek, işin mahkemeye intikal etmesi halinde uğrayacağınız zaman, emek ve maddi kayıplarınızın önüne geçecektir. Yargılama faaliyetlerinin de ücretsiz olmadığı unutulmamalıdır.
Avukatlık mesleği bir serbest meslek faaliyetidir. Gelir Vergisi Kanunu’nun 65’ inci maddesinde serbest meslek faaliyetinin tanımı; "Sermayeden ziyade şahsi mesaiye, ilmi veya mesleki bilgiye veya ihtisasa dayanan ve ticari mahiyette olmayan işlerin işverene tabi olmaksızın şahsi sorumluluk altında kendi nam ve hesabına yapılmasıdır."şeklindedir. Avukata ücret ödenmesi aynı zamanda yasal bir zorunluluk olup avukatlık asgari ücret tarifesinde belirlenen değerler altında ücret sözleşmesi yapılması da yasaklanmıştır.
Avukata ödenecek ücretin kapsamı avukat ve vekil eden arasında yapılacak sözleşme ile belirlenebilir. Ancak bu konuda sözleşme yapılmamış ise verilen ücretin hangi işleri kapsadığı avukatlık asgari ücret tarifesinde belirlenmiştir. Buna göre verilen ücret, sözleşmenin konusunu oluşturan işle ilgili kesin hüküm elde edilinceye kadar yapılacak tüm işlemleri kapsamaktadır. Ayrıca belirtmek gerekir ki yargılama giderleri olan dava harçları, tebligat, keşif, bilirkişi ücreti vs masraflar ile avukatın iş takibi için yapacağı yol, konaklama vs masraflar avukatlık ücreti kapsamında değildir. Davanın kaybedilmesi, açılan davadan sonradan vazgeçme veya avukatın görevinden alınması gibi hallerde ödenen ücretin iadesi gibi bir durum söz konusu olmaz.
Vekaletname çıkaracak müvekkilimiz, bizzat kendisi nüfus cüzdanıyla ya da pasaportuyla Türkiye'de notere giderek verilen bilgiler doğrultusunda vekalet konusu olacak işinin niteliğine uygun olan vekaleti noter kanalıyla çıkartır.
Genel Vekaletname çıkartırken, “Ahzu kabz,sulh ve ibra, davadan ve temyizden feragat,feragati davayı kabul, birlikte ve ayrı ayrı vekaleti ifa, tevkil, teşrik” gibi yetkilerin bulunması gerektiğini özellikle notere bildiriniz.
İşe iade davasında çıkartılacak genel vekaletname de işe iade talebinde bulunmak için özel yetki de konulması istenecek.
Özel kişiler noterde vekaletname düzenlerken nüfus cüzdanı ya da pasaportlarını ibraz etmek zorundadırlar. Boşanma vekaletnamesi için iki adet fotoğraf gerekmektedir. Boşanma, nafaka, tanıma ve tenfiz davaları için çıkartılacak vekaletnameler özel yetki ve fotoğraf içermelidir. Ayrıca boşanma ve nafaka davaları için çıkartılacak vekaletnameler iki nüsha çıkartılmalıdır. Şirketler adına düzenlenecek vekaletnamelerde imza sirküleri ve yetki belgesinin ibrazı gerekmektedir. Şirketiniz için vekaletname vereceğiniz durumlarda 'Kendiniz için asaleten şirketiniz için vekaleten' şeklinde vekalet verirseniz hem şahsınız hem de şirketiniz için vekalet vermiş olursunuz ve gerektiğinde yeniden vekalet çıkarmak zorunda kalmazsınız. Vergi mükellefi gerçek ve tüzel kişilerin vergi numaralarını bildirmeleri zorunludur.
Niteliği bakımından tapuda işlem yapılmasını gerektiren sözleşme ve vekâletnameler, vasiyetname, mülkiyeti muhafaza kaydıyla satış, gayrimenkul satış vaadi, vakıf senedi, evlenme mukavelesi, evlat edinme ve tanıma, mirasın taksim sözleşmesi ile öteki yasalarda re'sen tanzimi öngörülen işlemlerin "düzenleme" şeklinde yapılması gerekir. Düzenleme şeklinde işlem bir tutanak halinde bizzat noter tarafından ilgilinin durumuna ve arzusuna göre düzenlenir. Bu nedenle, söz konusu işlemler (iş kâğıtları), ancak ilgilinin nüfus cüzdanı, geçerli pasaportu ve iki adet yeni çekilmiş vesikalık fotoğrafıyla birlikte Türkiye’de şahsen notere yapacağı başvuru üzerine düzenlenebilmektedir.
UYARI : Vekaletname örnekleri ve açıklamaları kısaca bilgilendirme amacı ile yazılmış olup örnek vekaletnameler içeriği itibari ile daha geniş veya dar yetkileri içerebilir. Yukarıda yazılı vekalet örneklerinin açıklamaları, vekaletname içeriğindeki terimlerin açıklamaları, tam olarak vekaletnamenin veya terimlerin karşılığı olmayabilir, ayrıca çıkarılma aşamasında ihtiyaç duyulan öğeleri de tam olarak yansıtmayabilir. Söz konusu vekaletnameleri örnek alarak kullanan kişiler bu şartları bilerek kullanmalıdır. Bu sayfada yazılı olan ve bu sayfanın bağlantılarında yazılı vekaletname örneklerinden dolayı hiç bir yasal taahhüdümüz sorumluluğumuz bulunmamaktadır
Yabancı memleketlerde noterlik işleri, konsoloslar tarafından görülür. Yurtdışında vekalet çıkartacak olan müvekkillerimizin ilgili ülkenin Türk Konsolosluğu'na şahsen başvurmaları ve yukarda ayrıntıları yazılı olan vekalet bilgilerimiz doğrultusunda konsolosluk kanalıyla vekalet çıkartmaları gerekmektedir. Yabancı bir ülkede, o ülkenin yetkili makamı tarafından doğrudan düzenlenen veya onanan vekaletnameler, o yabancı ülkedeki Türk konsolos veya siyasi memurlarınca onaylanmış olmadıkça bu vekaletnamelerin Türkiye’de kabulü mümkün değildir. Yabancı bir ülkede, o ülkenin yetkili makamı tarafından doğrudan düzenlenen vekaletnamelerin, o yabancı ülkedeki Türk Konsolosluğu ve siyasi memurlarınca onaylanmış olması gerekmektedir. Söz konusu tastik şerhine 'Apostille Convention(Şerh)'denilmektedir. Boşanma, nafaka, tanıma ve tenfiz davaları için çıkartılacak vekaletnameler özel yetki ve fotoğraf içermelidir. Ayrıca boşanma ve nafaka davaları için çıkartılacak vekaletnameler iki nüsha çıkartılmalıdır. 1512 Sayılı Noterlik Yasasının 89. maddesine göre, niteliği bakımından tapuda işlem yapılmasını gerektiren sözleşme ve vekâletnameler, vasiyetname, mülkiyeti muhafaza kaydıyla satış, gayrimenkul satış vaadi, vakıf senedi, evlenme mukavelesi, evlat edinme ve tanıma, mirasın taksim sözleşmesi ile öteki yasalarda re'sen tanzimi öngörülen işlemlerin "düzenleme" şeklinde yapılması gerekir. Düzenleme şeklinde işlem bir tutanak halinde bizzat konsolos tarafından ilgilinin durumuna ve arzusuna göre düzenlenir. Bu nedenle, söz konusu işlemler (iş kâğıtları), ancak ilgilinin nüfus cüzdanı, geçerli pasaportu ve iki adet yeni çekilmiş vesikalık fotoğrafıyla birlikte Türk Konsolosluğuna gelerek şahsen yapacağı başvuru üzerine düzenlenebilmektedir.